När du lånar ut eller överlämnar nycklar är det viktigt att dokumentera detta för att skydda tillgångarna i de utrymmen som nycklarna ger tillträde till. Upprätta därför alltid en nyckelkvittens.
Om något händer, exempelvis inbrott, skador eller annat i utrymmet, och det blir ett polisiärt ärende, är det viktigt att ha dokumenterat nyckelutlämningen. En korrekt och tydlig nyckelkvittens fungerar som ett viktigt bevismaterial för att visa vem som har haft tillgång till utrymmet vid en viss tidpunkt.
När du skriver en nyckelkvitten kan det underlätta både försäkringsärenden och rättsliga utredningar, samtidigt som det skyddar både dig och andra involverade från eventuella missförstånd eller ogrundade anklagelser.
Vem kan upprätta nyckelkvittens?
En nyckelkvittens kan upprättas av vem som helst vid utlämning av nycklar, exempelvis:
- Privatpersoner
- Bostadsrättsföreningar
- Företag
- Organisationer
- Kommuner
- Myndigheter
Nycklarna kan lämnas ut till personer som anställda, hantverkare, konsulter, städare, hyresgäster, leverantörer eller tillfälliga besökare samt många fler.
Viktigt för anställda
Nyckelkvittens för anställda är viktig när det gäller tillgång till utrymmen som lager, kontor och bilnycklar av flera skäl. Genom att dokumentera nyckelutlämningen blir det tydligt vem som har tillgång till specifika utrymmen. Detta hjälper till att fördela ansvaret vid eventuella incidenter, såsom förlorade nycklar eller obehörig åtkomst.
Genom att använda nyckelkvittens kan du säkerställa att endast behöriga personer får tillgång till specifika utrymmen och nycklar. Detta minimerar risken för att obehöriga personer kommer in i områden där de inte ska vara.
Företagsnycklar
Det är särskilt viktigt att dokumentera vem som har tillgång till nycklar vid utlämning av företagsbilar eller nycklar som går till företagsområden. Detta gör det möjligt för företaget att följa upp användningen och säkerställa att bilarna, områden och nycklarna används på ett säkert och ansvarsfullt sätt.
Så skapar du nyckelkvittens
Hos Nyckelcentralen skapar du en nyckelkvittens för att säkerställa en trygg och ansvarsfull nyckelhantering. Genom att fylla i deras digitala formulär registrerar du alla uppgifter om både mottagaren och den som lämnar över nycklarna. Du har också möjlighet att lägga till särskilda villkor för utlämningen, till exempel att obehöriga inte får tillträde till de utrymmen nycklarna är avsedda för, att debitering sker vid förlust av nycklar, att kopiering av nycklar är förbjuden och mycket mer.
Så gör du:
- Fyll i formuläret med alla nödvändiga uppgifter här.
- Betala och godkänn din nyckelkvittens.
- En PDF med kvittensen skickas till dig för utskrift.
Nyckelkvittensen ger dig ett tydligt bindande dokument som skyddar både dig och mottagaren av nycklarna.
