Aktieboken är en offentlig handling och ska finnas tillgänglig digitalt för insyn. Enligt Aktiebolagslagen ska aktieboken hållas tillgänglig hos bolaget och måste tillhandahållas utan dröjsmål vid begäran, utan krav på fysisk närvaro.
Digital tillgänglighet och insyn
Eftersom företag ofta är registrerade på en plats men bedriver sin verksamhet på en annan, kan bolaget inte kräva att någon fysiskt besöker en viss adress för att få tillgång till aktieboken. Informationen ska göras tillgänglig digitalt, exempelvis genom e-post eller annan elektronisk distribution.
Aktiebolagslagen säkerställer transparens och omedelbar insyn, vilket innebär att bolaget inte får fördröja, förhala eller på något sätt hindra utlämnandet av aktieboken.
GDPR och Aktiebolagslagen
När aktieboken begärs ut gäller Aktiebolagslagen över GDPR i detta sammanhang. Det innebär att bolaget måste lämna ut aktieboken och inte kan neka utlämning med hänvisning till GDPR. Den som tar emot aktieboken ansvarar därefter för att hantera informationen enligt gällande dataskyddsregler.
Så snabbt ska du lämna ut aktieboken
Enligt Justitieombudsmannen (JO) ska besked om utlämnande av en offentlig handling ges samma dag som begäran görs. Om det krävs tid för att ta fram handlingen, får beskedet endast dröja någon eller några dagar. Därefter ska aktieboken lämnas ut omedelbart.
Du ska därför lämna ut aktieboken med en tidsfrist på några dagar och onödiga dröjsmål inte är tillåtna.
Ansvar och konsekvenser
Om bolaget vägrar att lämna ut aktieboken, fördröjer eller förhalar utlämnandet, hålls styrelsens medlemmar personligen ansvariga. Att inte följa Aktiebolagslagen i detta avseende är ett brott, och konsekvensen är böter eller fängelse i upp till ett år.
Lagen är tydlig och bolaget måste lämna ut aktieboken, annars riskerar styrelsemedlemmarna straffrättsliga påföljder. Därför är det avgörande att företag följer lagen och säkerställer att aktieboken är lättillgänglig för den som begär att få ta del av den.
